Factura

tl;dr Te recomendamos encarecidamente que uses '''FreshBooks'''.

Seamos sinceros: facturar es un fastidio. El tiempo dedicado a la facturación es tiempo que podrías dedicar a reparar (o, en ese caso, ¡tiempo que podrías pasar sin trabajar!). Pero, todo negocio de reparación "debe" facturar a sus clientes. Así que, saquémosle el mayor partido. Los negocios de reparación pueden maximizar los beneficios y minimizar el tiempo necesario para la facturación considerando una lista de mejores prácticas y utilizando una plantilla o programa de facturación.

Las facturas sirven tanto como recibo de los servicios prestados como definición de los términos entre el proveedor del servicio y el cliente. Aquí tienes una '''factura de muestra''' que incluye elementos de "mejores prácticas". Si quieres crear tu propia factura o utilizar un programa de facturación, asegúrate de considerar los componentes de la muestra. Estos "elementos de mejores prácticas" se pueden dividir en dos grupos:

Cada factura debe tener los siguientes elementos de recibo de venta:

• Fecha de la factura
• Un número de referencia único
• Lista detallada de servicios
  • Desglose de costes (cuando proceda): coste del servicio, coste de las piezas, coste de los impuestos
• Información de contacto del cliente
• Información de contacto del negocio
  • Número de identificación fiscal del negocio (número de licencia, ID fiscal, etc.)

Cada factura debe incluir los siguientes elementos contractuales, descritos de forma clara y concisa:

• Limitación de responsabilidad respecto a daños accidentales causados al hardware por el técnico de reparación
• Limitación de responsabilidad respecto a los datos del cliente
• Términos relacionados con la recaudación del impuesto sobre las ventas
• Términos de pago
  • Métodos de pago aceptados
  • Intereses a cobrar en caso de mora en el pago
• Términos de la garantía de piezas y/o mano de obra
• Espacio para la firma del cliente aceptando los términos

Ahora que sabes el trabajo que debe realizar una factura, es hora de encontrar el programa que esté a la altura de la tarea.

Una búsqueda rápida en internet arrojará innumerables '''formularios de factura''' que se pueden comprar al por mayor y rellenar en el punto de venta. Pero no los uses. Los problemas más básicos son que no puedes personalizarlos y no son digitales.

Con un poco de tiempo y menos aún de habilidad en Excel, puedes crear tus propias facturas (y otras herramientas de negocio útiles). Incluso si no decides usar Excel o una simple hoja de cálculo para crear tus facturas, echa un vistazo a nuestra '''factura de muestra en Excel'''. Si satisface tus necesidades, úsala. Si no lo hace, modifícala.

Si utilizas nuestra muestra, tu cliente recibirá una factura impresa que se ve así.

'''FreshBooks''' es una solución contable completa construida en torno a la facturación. Los artículos que añades a una factura por primera vez se pueden guardar para futuras facturas. Esto significa que ahorrarás mucho tiempo al no tener que introducir nunca la información del cliente o del producto una segunda vez. ¿Qué significa eso para ti? Un cliente recurrente que pide una reparación repetida requerirá menos de un minuto para producir una factura enviada por correo electrónico.

Lo mejor de '''FreshBooks''' es que hace que recibir el pago sea fácil. Puedes imprimir facturas o enviarlas por correo electrónico. Una factura enviada por correo electrónico también contiene un enlace que llevará al cliente a un perfil de cliente en línea que indica el estado actual de esa factura (y un historial de todas las facturas pasadas). Desde esta página, el cliente puede utilizar varias opciones de pago.

Perfil de cliente de FreshBooks

Funciones ingeniosas de '''FreshBooks''':

• ¡Todo se guarda! La primera vez que añades un cliente, producto o servicio, tienes la opción de guardarlo para usarlo fácilmente en futuras facturas.
• Se crea automáticamente un perfil de cliente en línea con opciones de pago para cada cliente cuando se le envía una factura.
• Paga para que '''FreshBooks''' envíe una factura en papel (con sobre de devolución con sello y dirección) al cliente.
• El historial de facturas se rastrea automáticamente con gran detalle.

Creamos muestras de sus facturas para que no tengas que registrarte solo para echar un vistazo al producto final:

• Muestra de factura de FreshBooks
• Muestra de factura por correo electrónico de FreshBooks

Los documentos anteriores fueron creados desde esta interfaz:

Interfaz de facturación de FreshBooks

'''QuickBooks''' es el software de negocio más completo que es accesible para usuarios no acostumbrados al software de contabilidad. Es una solución de negocio tan completa que la falta de facilidad de uso del creador de facturas en línea es asombrosa. Dicho esto, después de varios ajustes y un poco de paciencia, pudimos crear una plantilla satisfactoria que debería estar libre de problemas en el futuro.

Funciones ingeniosas de '''QuickBooks Online''':

• ¡Todo se guarda! La primera vez que añades un cliente, producto o servicio, tienes la opción de guardarlo para usarlo fácilmente en futuras facturas.
• Optimizado tanto para facturación en línea como para facturas impresas.

Creamos muestras de sus facturas para que no tengas que registrarte solo para echar un vistazo al producto final:

• Muestra de factura de QuickBooks
• Muestra de factura por correo electrónico de QuickBooks

Los documentos anteriores fueron creados desde esta interfaz:

Interfaz de facturación de QuickBooks Online